Check-in vergaderingen

Even landen in het moment, zorgt voor een focus en verbinding tijdens meetings.

Je neemt nogal eens wat mee in een meeting. Je komt net uit een hectisch ochtend, een ander overleg of in je achterhoofd spelen zorgen om de organisatie of wellicht iets uit de privé-sfeer. En je wilt juist dat mensen er volledig zijn.

Verbinding maken en echt in contact komen met een ander vinden we soms best eng. We kijken weg, zijn bang voor een afwijzing, duwen dingen weg omdat ze er niet toe lijken te doen. Echter op die manier blijven zaken spelen die een ander niet ziet en begrijpt. Daarom is het van belang de tijd te nemen voor elkaar en elkaar de ruimte te geven.

Aangezien we nogal wat overleggen hebben en soms meer in onze agenda’s toelaten dan wellicht ideaal is, is een moment van vertragen een goed idee om effectiever de rest van het overleg te vervolgen. De check in is een waardevolle start bij een vergadering.

Hoe pak je het aan?

Belangrijk is dat je luistert, geen vragen stelt of feedback, alleen met compassie luistert. Sluit af met een dankjewel of een oho (uit de indianen).

Korte vragen

Startvragen die je kunt stellen spreken de zintuigen aan: denken, doen, voelen, horen, zien en ruiken.

  • Zijn er dingen je even kwijt wilt om hier volledig te kunnen zijn?
  • Spelen er zaken mee die nu je aandachtsvragen, die invloed hebben op het komende uur (of zolang als de verandering duurt)?
  • Hoe zit je erbij op dit moment?

Een voorbeeld uit de praktijk

Situatie van een medewerker:
‘Het was rennen en vliegen vanmorgen om op tijd naar het werk te kunnen. Kids naar school brengen en door naar het werk. Onderweg kreeg ik een telefoontje dat het niet goed ging met de verkoop van mijn huis. De kopers hadden zich teruggetrokken.’

Door even haar zorg te benoemen omtrent de hectiek en de zorgen over de verkoop van haar huis werd de druk al vermindert.
Op de vraag of zij het komende anderhalf uur daarvoor iets urgents ondernomen moest worden, maakte dat de medewerkers er volledig bij kon zijn. Haar aandacht daaraan kon uitgesteld worden.

In datzelfde rondje gaf iemand aan dat ze een goede start van de dag had en uitkeek naar de oplevering van een ander project. En weer een ander gaf aan dat hij er goed bij zat en graag wilde starten.

Op alle drie de voorbeelden hoeft verder niet gereageerd te worden. Als mensen daar toch behoefte aan hebben, kun je ook aangeven om daar met de lunch aandacht te geven. Houdt de regie in handen als voorzitter.

Doe als manager ook echt mee, je kunt niet verwachten dat mensen zich kwetsbaar opstellen als jij dat niet doet.  Je kan ervoor kiezen om zelf te starten.

Heb je een belangrijk moment of strategie dag, denk dan eens aan deze methode, die je ook uitgebreider kan inzetten; Zie hiervoor de uitgebreide versie.

Reacties kunnen niet achtergelaten worden op dit moment.